Pierwsza połowa roku to dla większości firm okres sprawozdawczy. W wymaganych prawem terminach należy sporządzić sprawozdania, przygotować zgromadzenie wspólników, złożyć sprawozdania do KRS. Ze względu na pandemię i nowe inicjatywy ustawodawcze zasady dotyczące sprawozdawczości ulegają zmianom. W alercie przybliżymy Państwu najważniejsze obowiązki w tym zakresie i wskażemy zmiany, które mają wpływ na ich wypełnianie.
Jakie obowiązki wynikają z aktualnych regulacji?
- Do obowiązków zarządu należy zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. W przypadku zarządu wieloosobowego, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie.
- Zarząd sporządza również sprawozdanie z działalności spółki według wymogów ustawy o rachunkowości, które podpisują wszyscy członkowie zarządu.
- Roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie zarządu z działalności spółki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (w spółce z o.o. – zgromadzenie wspólników), przy czym sprawozdania należy udostępnić wspólnikom najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.
- Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie zarządu z działalności spółki w formie elektronicznej składa się w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia do KRS. Obowiązuje forma elektroniczna wniosku.
- Wniosek o złożenie sprawozdania musi również zostać podpisany elektronicznie – w przypadku zarządu wieloosobowego wystarczające będzie podpisanie zgłoszenia przez jednego członka zarządu, ujawnionego z numerem PESEL w KRS, prokurenta bądź radcę prawnego lub adwokata.
- Do wniosku należy również dołączyć kopie uchwał o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty podpisane elektronicznie przez osobę dokonującą zgłoszenia.
Jakie zmiany wywołała pandemia?
Ministerstwo Finansów postanowiło przesunąć ostateczne terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych za 2020 r. m.in. w jednostkach sektora prywatnego. Na podstawie rozporządzenia nowelizującego z 26 marca 2021 r. dokonano przesunięcia następujących terminów w tych jednostkach wynikających z ustawy o rachunkowości:
- sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego – o 3 miesiące (w odniesieniu do sprawozdania sporządzanego na dzień 31 grudnia 2020 r. ostateczny termin jego sporządzenia to aktualnie 30 czerwca 2021 r.);
- zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego – o 3 miesiące (w odniesieniu do sprawozdania sporządzanego na dzień 31 grudnia 2020 r. ostateczny termin jego zatwierdzenia to teraz 30 września 2021 r.);
- powyższe terminy stosuje się również do sprawozdania z działalności spółki.
Ponadto przypominamy, że ze względu na znowelizowane przepisy Kodeksu spółek handlowych, zgromadzenia wspólników mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że taka możliwość jest wyłączona w umowie spółki. Spółka powinna posiadać regulamin zdalnych zgromadzeń i dysponować możliwościami technicznymi w celu przeprowadzenia dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, a także wykonywania prawa głosu. Możliwość odbycia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi istotne usprawnienie w szczególności dla międzynarodowych spółek z kapitałem zagranicznym.
Jakie zmiany czekają firmy?
Ministerstwo Finansów szykuje zmiany w ustawie o rachunkowości, które będą dotyczyć sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Projekt zakłada m.in. wprowadzenie uproszczeń przy podpisywaniu sprawozdań finansowych, co będzie istotne w szczególności dla spółek kapitałowych z wieloosobowym, międzynarodowym zarządem.
Aktualne przepisy wymagają podpisania sprawozdań finansowych przez wszystkich członków zarządu, w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy.
Projektowane zmiany przewidują:
- możliwość podpisywania elektronicznych sprawozdań finansowych wyłącznie przez jednego członka zarządu;
- pozostali członkowie zarządu będą zobowiązani do złożenia oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie;
- oświadczenie będzie mogło być sporządzone w postaci papierowej (podpisane własnoręcznie), dzięki czemu nie będzie obowiązku uzyskiwania kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub podpisów zaufanych przez wszystkich członków zarządu;
- zasady te mają dotyczyć również podpisywania rocznych sprawozdań zarządów z działalności spółek.
Ponadto zmiany będą dotyczyć stosowania jednolitego formatu elektronicznego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności emitentów i jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania zgodnie z MSR (format XHTML). W efekcie polskie prawo zostanie dostosowane do unijnych wymogów w zakresie specyfikacji jednolitego elektronicznego formatu raportowania.
Ze względu na to, że wprowadzane zmiany mają wejść w życie w terminie 7 dni od dnia publikacji w Dzienniku Ustaw, może dojść do sytuacji, w której sprawozdania za ten sam rok obrotowy mogą zostać złożone przez różne jednostki w różnej formie, w zależności od tego, czy sprawozdanie było przygotowane przez jednostkę przed czy też po wejściu w życie zmian w ustawie. Będziemy informować Państwo o postępach działań legislacyjnych.
Jak możemy pomóc?
Nasi eksperci chętnie wesprą Państwa we wszelkich sprawach związanych obowiązkami dotyczącymi corocznej sprawozdawczości spółki. Oferujemy w szczególności wsparcie w następujących obszarach:
- przygotowanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki;
- przygotowanie dokumentacji na zwyczajne zgromadzenie wspólników, w tym projektów uchwał korporacyjnych wymaganych do podjęcia na zgromadzeniu;
- przygotowanie regulaminu zdalnych posiedzeń zgromadzeń wspólników;
- uczestnictwo w zgromadzeniu i wsparcie w sprawach prawnych;
- sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników;
- złożenie sprawozdań i wszelkiej wymaganej w tym zakresie dokumentacji do KRS
